Pre-Relocation: Was zwischen Vertrag und Einreise passiert

Pre-Relocation: Was zwischen Vertrag und Einreise passiert

Die Pre-Relocation Phase beginnt mit der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag und endet mit der Ankunft in Deutschland. Für Fachkräfte aus Drittstaaten dauert sie in der Regel drei bis sechs Monate. In dieser Zeit läuft alles gleichzeitig, und fast nichts davon kennen HR-Teams aus dem inländischen Recruiting.

Dieser Artikel ist der vierte Teil unserer Blogreihe zur internationalen Employee Journey. Nach der Übersicht, der Phase 1 zur internationalen Sichtbarkeit und der Phase 2 zu Recruiting und Pre-Check geht es jetzt um die Phase, die im inländischen Einstellungsprozess schlicht nicht existiert.

Warum die Pre-Relocation Phase so kritisch ist

Für einen deutschen Kandidaten verläuft die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag überschaubar: kündigen, umziehen, anfangen. Bei einer Fachkraft aus Indien, Nigeria, Vietnam oder der Türkei sieht der gleiche Zeitraum grundlegend anders aus.

Zuerst der Visumantrag. Er wird persönlich bei der deutschen Botschaft im Herkunftsland eingereicht, mit einer vollständigen Dokumentenmappe: beglaubigte Arbeitsurkunden, übersetzte Zeugnisse, Nachweis über die Krankenversicherung, Lichtbilder, und in vielen Fällen Sprachzertifikate. Bevor der Termin bei der Botschaft stattfinden kann, wird ein Termin gebucht, was je nach Land und Botschaftsauslastung Wochen bis Monate dauern kann. In stark frequentierten Ländern wie Indien oder der Türkei sind Wartezeiten von mehreren Monaten allein für den Botschaftstermin keine Ausnahme. Nach dem Termin bearbeitet die Botschaft den Antrag. Laut Make it in Germany, dem offiziellen Portal der Bundesregierung, dauert die Bearbeitung beim Arbeitsvisum in der Regel bis zu vier Monate.

Das beschleunigte Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG kann den Prozess vom deutschen Inland aus erheblich verkürzen. Unternehmen, die dieses Verfahren kennen und aktiv nutzen, sind ihren Wettbewerbern um Wochen voraus.

Was gleichzeitig läuft

Während das Visum bearbeitet wird, stehen alle anderen Fragen offen. Wo wohnt die Familie in den ersten Wochen nach der Einreise? Auf dem deutschen Mietwohnungsmarkt ist die Suche von außerhalb schon für Ortskundige schwierig. Für jemanden ohne Schufa-Geschichte, deutsches Bankkonto und die Möglichkeit, persönliche Besichtigungstermine wahrzunehmen, ist sie ohne aktive Unterstützung kaum zu bewältigen.

Kinder brauchen Kitaplätze oder Schulanmeldungen, für die in vielen Städten eigene Fristen gelten. Wenn der Partner mitkommt und ebenfalls arbeiten möchte, beginnt dessen eigene Suche, parallel zu allem anderen. Der alte Mietvertrag im Herkunftsland muss gekündigt werden. Möbel, Hausrat, Haustiere. Alles, was ein Leben ausmacht, muss in einer neuen Logistik neu geordnet werden.

Und das alles in einer Sprache, die viele noch lernen, in einem Bürokratiesystem, das selbst für Einheimische gewöhnungsbedürftig ist.

Was Unternehmen in dieser Phase konkret tun können

Wer in der Pre-Relocation Phase verlässlich da ist, gewinnt das Vertrauen der Fachkraft, bevor diese überhaupt ankommt. Das klingt selbstverständlich, ist es aber selten. In den meisten Unternehmen endet die aktive Begleitung mit der Vertragsunterzeichnung.

Was in dieser Phase den Unterschied macht: eine namentlich bekannte Ansprechperson, die bei Dokumentenfragen erreichbar ist, aktive Unterstützung bei der Wohnungssuche durch einen lokalen Relocation-Service, Begleitung des Visumverfahrens mit Kenntnis der jeweiligen Botschaftsanforderungen und frühzeitige Klärung der Schul- und Kitasituation für Kinder.

Das sind keine großen Programme. Es sind einzelne, konkrete Maßnahmen, die zusammen das Bild eines Unternehmens zeichnen, das seinen Ankündigungen auch Taten folgen lässt.

Was diese Phase über den Prozess verrät

Die Pre-Relocation Phase ist ein guter Indikator dafür, wie strukturiert ein Unternehmen sein internationales Recruiting wirklich betreibt. Wer hier improviert, improvisiert in der Regel auch beim Onboarding, beim Settling-In und bei der langfristigen Integration.

Ein strukturierter Prozess in dieser Phase senkt die Abbruchrate erheblich. Fachkräfte, die sich während des Visumverfahrens gut begleitet fühlen, kommen mit einer anderen Haltung an als solche, die sich durch Behörden, Formulare und Fristen allein durchgekämpft haben.

HereLocation unterstützt Unternehmen beim Aufbau eines durchgängigen Relocation-Prozesses, von der rechtlichen Vorabprüfung bis zum ersten Arbeitstag. Im nächsten Teil dieser Reihe geht es um Phase 4: Arrival and Settling, die erste Zeit in Deutschland nach der Einreise.

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