Onboarding internationale Fachkräfte: zwei Prozesse, ein Ziel
Onboarding internationale Fachkräfte in deutschen Unternehmen bedeutet, zwei Prozesse gleichzeitig zu führen, die oft verwechselt werden: die fachliche Einarbeitung, die jeder neue Mitarbeiter durchläuft, und die kulturelle Integration, die bei deutschen Kollegen so nicht vorkommt. Wer nur die erste Ebene strukturiert begleitet und die zweite dem Zufall überlässt, wundert sich später über frühe Abgänge, die nicht hätten sein müssen.
Dieser Artikel ist Teil sechs unserer Blogreihe zur internationalen Employee Journey. Nach dem Überblick, Phase 1 zur Sichtbarkeit, Phase 2 zu Recruiting und Pre-Check, Phase 3 zur Pre-Relocation und Phase 4 zur Anmeldung geht es jetzt um den ersten echten Arbeitstag, und um alles, was ihm folgt.
Was am Onboarding internationaler Fachkräfte anders ist
Die fachliche Seite des Onboardings kennen Unternehmen. Einarbeitung, Schulungen, erste Projekte, Kennenlernen des Teams. Das läuft bei internationalen Fachkräften im Wesentlichen genauso wie bei inländischen Kollegen.
Was dazukommt, ist eine zweite Einarbeitung, nur dass sie nirgendwo im Handbuch steht. Warum antwortet niemand auf eine freundliche E-Mail, wenn die Sache doch schon erledigt ist? Warum lacht im Meeting niemand über das, was zu Hause als harmloser Kommentar gegolten hätte? Was bedeutet „bis auf Weiteres“, wenn kein Termin genannt wird? Warum sagt die Kollegin, es sei „interessant“, und klingt dabei nicht begeistert?
Für jemanden, der aus einem anderen Kulturraum kommt, sind das keine Kleinigkeiten. Sie sammeln sich, werden zu Unsicherheiten, und aus Unsicherheiten werden Rückzug und Distanz. Nach einer Weile gehen manche einfach, ohne dass jemand genau weiß, warum.
Was Deutschland im Büro anders macht
Die Make it in Germany-Plattform der Bundesregierung empfiehlt Unternehmen ausdrücklich, internationale Fachkräfte gezielt auf die kulturellen Besonderheiten des deutschen Arbeitsalltags vorzubereiten. Und die sind durchaus spezifisch.
Pünktlichkeit gilt in Deutschland als Ausdruck von Respekt, und zwar ernsthafter als in vielen anderen Ländern. Fünf Minuten zu spät ist kein Versehen, sondern ein Signal. Direktes Feedback, das anderswo als unhöflich oder konfrontativ gilt, ist hier meist sachlich gemeint. Die Anrede „Du“ oder „Sie“ folgt eigenen Regeln, die nicht überall gleich ausgelegt werden. Und Schweigen in einer Besprechung bedeutet in Deutschland oft Konzentration, kein Desinteresse.
Wer das nicht weiß, interpretiert falsch. Aus Fehlinterpretationen entsteht Rückzug, und wer sich einmal zurückgezogen hat, wird übersehen. Dieses Muster kostet Unternehmen nicht nur eine gute Fachkraft, sondern auch alles, was bis zu diesem Punkt bereits investiert wurde.
Das Buddy-System: warum zwei Ansprechpersonen besser sind als eine
Was in der Praxis gut funktioniert, ist ein doppeltes Buddy-System mit zwei klar getrennten Rollen.
Die erste Ansprechperson ist ein deutschsprachiger Kollege aus dem direkten Team: für Fragen zum Arbeitsalltag, zu Prozessen, zu ungeschriebenen Regeln des Bürolebens. Diese Person muss kein Experte für interkulturelle Kommunikation sein, sie muss erreichbar sein und sich zuständig fühlen.
Die zweite Ansprechperson ist jemand, der selbst den gleichen Weg gegangen ist: eine Kollegin oder ein Kollege, der aus dem Ausland nach Deutschland gezogen ist und sich erinnert, wie sich die ersten Monate angefühlt haben. Wo hat man in dieser Stadt soziale Kontakte gefunden? Wie lange hat es gedauert, bis sich das Leben wirklich normal anfühlte? Was hätte man gern schon früher gewusst?
Diese zweite Perspektive ist durch kein HR-Programm zu ersetzen, denn sie teilt Erfahrung, während Programme lediglich Informationen übergeben.
Onboarding internationale Fachkräfte und langfristige Bindung
Unternehmen mit strukturierten interkulturellen Onboarding-Programmen berichten von deutlich höheren Bindungsraten. Das Haufe Onboarding Studie 2023 zeigt zudem, dass enttäuschte Erwartungen in der Einarbeitungsphase der häufigste Auslöser für frühe Fluktuation sind, und zwar bei allen Mitarbeitern, bei internationalen Fachkräften aber mit besonderer Wucht, weil für sie viel mehr auf dem Spiel stand.
Wer nach Deutschland gezogen ist, für einen Job, eine Chance, einen Neuanfang, hat eine Entscheidung getroffen, die sehr viel schwerer rückgängig zu machen ist als ein normaler Jobwechsel. Das erzeugt auf beiden Seiten Verantwortung: auf Seiten der Fachkraft, die sich einlässt, und auf Seiten des Unternehmens, das dafür sorgen kann, dass sich dieser Einsatz wirklich lohnt.
Beim Settling-In-Service von HereLocation begleiten wir Fachkräfte und ihre Familien über die ersten Behördengänge hinaus, bis ins soziale Ankommen. Im nächsten Teil dieser Reihe geht es um Phase 6: Development und Sprache, und wie Unternehmen langfristige Karriereentwicklung und Sprachförderung zusammenbringen können.
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